仕事のタスク管理が継続できない人の特徴は？シンプルなやり方で解決！

仕事がまったく進まない

タスク管理をしても、作って満足してしまい継続ができない！

継続できる上手なタスク管理方法が知りたいと思っていないでしょうか？

良い感じのアプリを見つけて、利用してみたけどいつの間にか辞めてしまった経験が僕もあります。

アプリにこだわり過ぎたり、タスクを細分化しすぎると、更新する作業が手間になり継続するのが大変になります。

タスク管理は自分の中でのルールを決めて、シンプルな管理をすることで継続しやすくなります。

タスク管理が継続できないと悩んでいる方に参考にして頂きたいです。

仕事のタスク管理が継続できない人の特徴5選

タスク管理の継続は、自分の中でのルールを決めるの重要です。

タスク管理の方法が決まっていないと、急に入った仕事がある場合、そっちの仕事を優先してタスク管理したものは忘れる原因にもなります。

その他にも、タスク管理が継続できない人は下記のような特徴があります。

順番に説明します。

タスク管理の方法が手間

タスクの更新方法が手間だと続きません。

タスク管理しているのに、更新に時間がかかり、作業が遅れるのは本末転倒です。

タスク管理の方法は、

アプリ、Excel、付箋、手帳管理、紙にメモなど人によって違いますが、「メモアプリ」か「紙にメモ」がオススメです。

理由としては、

メモの方が自由度があるから、自分の中でルールが決まれば更新の手間が少なくなるからです。

Excelで管理は、更新が手間だからオススメしません。

そもそも作業中は他のExcelも開いていることが多いのに、タスク更新するたびにExcel（タスク管理表）を探すのが手間だからです。

タスクが細かすぎる

細かくし過ぎるとタスク管理が大変です。

タスク管理しているのに、タスクが全然減らない！みたいな状態になります。

その場合『5分以内で出来ることはすぐにやる』と決めておけば、細かいタスクは増えません。

上記のようなことは、タスク管理せずにすぐにやるルールを自分の中で決めておけばいいだけです。

僕も以前、『タスクを細分化する』っていうのを勘違いして、やること全部をタスク管理表にまとめていました。

すぐやるにしてからは、メールも1度の確認だけなので効率的にもいいです。

作業の見積もりが出来ていない

タスクにかかる時間を管理できていない。

見積もりが出来ていないと1日に詰め込み過ぎて、結果やりたいことが出来なかったということになります。

作業時間をタスクごとに全部入れることで、1日のスケジュールを立てて仕事を進められます。

ある程度余裕をもって時間配分した方が、急な仕事にも対応できるのでいいと思います。

他人のタスクも管理している

管理している範囲が広すぎます。

自分のタスク以外のことも管理していると、誰の作業か解らなくなり混乱します。

チームでプロジェクトを進めているときは必要になりますが、「確認中」、「回答待ち」とかは、プロジェクトの中の進捗なので自分のタスクではないです。

自分のタスクからは一旦外して考えたらいいと思います。

単純に仕事が多すぎ

仕事が多すぎるとタスク管理ではどうにもなりません。

タスク管理出来ていても、1人が出来る作業の限界はあります。

自分の仕事量を管理することで、そもそも仕事受けないようにします。

自分にしか出来ない仕事は減らし、忙しそうにしていたら「他の人でもいいか」となります。

断るのが難しいと思いますが、仕事を受けても期日までに出来ないと逆に迷惑になります。

そもそも仕事が多すぎる場合は、仕事を受けない工夫は必要です。

継続できるシンプルなタスク管理方法

タスク管理はシンプルにした方がいいです。

僕は実際に下記の方法で、タスク管理を継続できています。

今日のタスクだけメモアプリで管理

全てのタスクを出したら、優先順位を決めます。

その日やるタスクだけメモアプリで管理します。

メモアプリは、Windowsで最初から入っているメモ帳を使用しています。

シンプルでメモ以外の機能がなく、ブラウザを開かなくても起動できるのでこれになりました。

その日のタスクは、出社後メールを確認した後に決めます。

前日に今日やるタスクを準備してもいいのですが、次の日出社したらイレギュラーな仕事が増えていることもありますので、修正するのが二度手間になります。

具体的な方法は下記の通り、メモ帳に入れるだけ

パンパンに予定を入れても出来ないことが多いので、あえて空き時間を予定に入れています。

予定通り進んだら明日以降のタスクを先にやります。

終わったタスクは完了の下へ移動します。

消してもいいのですが、帰りに完了のタスクを見たら1日の作業内容もわかり、達成感もあります。

明日以降のタスクはGoogleタスクで管理

今日のタスクと明日以降のタスクは、別に管理した方がいいです。

タスクを別にすることで、その日のタスクに集中できます。

急に入った仕事、期日に余裕がある仕事など全部明日以降に回します。

その日決めたタスクの優先順位は、変更しないルールにした方がいいです。

明日以降のタスクは、Googleタスクのアプリで管理しています。

メモ帳との違いは、タスク分けが、リスト(大分類)、タスク(中分類)、詳細(小分類)の3分類作ることが出来ます。

またタスクに期日を入れるて、Googleスケジュールと連携するとカレンダーにタスクの内容が出てきますのでかなり便利です。

その日のタスク以外は全部Googleタスクで管理できます。

まとめ

タスク管理は自分のルールを決めて、シンプルに管理すると継続しやすいです。

タスク管理が継続できない人の特徴

タスク管理をすることで、スケジュールの見える化、優先順位がわかり、作業が効率的になります。

継続できる上手なタスク管理方法

タスク管理が上手くいかない方は、ぜひ上記の方法を試してみてください。