自分宛の電話が多すぎて仕事が進まない
電話対応で悩んでいる方も多いと思います。
作業していても途中で電話に出ると、仕事を中断することでリズムも途切れてかなり効率がわるいですよね。
以前の僕も『会社にかかってくる電話対応の5割が自分宛では？』と思うほど電話が多すぎると感じていました。
この問題は会社携帯があると解決できます。
携帯電話だと電話のタイミングをコントロールできる様になるので電話の量を減らすことが出来ます。
記事の内容
- 電話が多いなら減らすしかない
- 電話してくる人の考え
- 具体的な解決方法6選
最後まで読んでもらうと『電話がマジで無駄』という悩みを解決出来ます。
電話が多すぎて仕事が進まない
当たり前ですが、かかってくる電話を減らさないとずっと忙しいままです。
『優先度が高い仕事からする』とかではなく、電話の量を減らさないと解決しません。
大きな変化を期待するのは無駄
電話の業務が委託になったらな、、、
それは手っ取り早いですが、会社のルールを個人の希望では変更できない。
提案しても大体通りません、、、
そこに期待しても解決にはならないので、自分宛の電話を減らす様に工夫した方がいいですよ。
会社携帯があれば解決できる
会社携帯を持っていたら、出る出ないは自分で決めれます。
会社の固定電話に連絡があると毎回、作業を中断して電話に出なくてはいけないです。
会社携帯を持って無い人は、電話が多いことを上司に相談してみるといいですよ。
後で詳しく説明しますが、取引先からの連絡は、全て会社携帯への連絡に変更してもらうと電話対応がかなり楽になります。
電話してくる人の考え
電話してくる人は下記の3パターンが多いです。
- 緊急の用事
- 電話の折り返し
- 単純に文章で送るのが手間
緊急の用事
緊急なら電話の方がいいですが、ほとんど緊急なことは無いです。
今すぐしないと間に合わないこと以外は、メールの方が履歴も残るので良いです。
事前に電話でれないときもありますので、「メッセージ送ってください。」と言っておけばいいと思います。
電話の折り返し
自分から電話をかけるから
折り返しの電話がかかってきます。
相手も電話がきたから、メールで返答は失礼だと思い電話で折り返ししてきています。
自分が連絡する際も緊急以外は、メールで連絡することで電話対応が少なくなります。
単純に文章で送るのが手間
『文章で送るのが面倒だから電話する』、これが一番多いです。
メール送ったのに電話してくる人とか
「午前中メールを送った件で電話しました」って電話とか、メールで返信するんだから電話する必要なくない？
このタイプの電話は、基本的に出ないようにしています。
本当に用事があればメールでも送ってくるはずです。
具体的な解決方法6選
僕が実際にやっていることです。
- 会社携帯を準備
- 電話が鳴っても直ぐには出ない
- 折り返しは外でかける
- メールは必ず返答する
- 会社にかかってきたら外出中にする
- 会社携帯は電源オフ
会社携帯を準備
電話が多いなら、会社携帯を用意してもらいましょう。
会社にかかってくる自分宛の電話が多いなら、会社携帯を持つことで、携帯に直接連絡がくるから、他の人が電話にでなくてもよくなり業務効率が上がります。
ポイント
会社携帯が無い方も、電話が多くて業務の効率化につながると言えば、用意してもらえるはずです。
会社に電話してくる取引先は、全て携帯へ連絡するように変更しましょう。
電話が鳴っても直ぐには出ない
着信があっても、ちょうどタイミングが良いとき以外は出ません。
自分の作業を中断させてまで、電話に出る必要は無いことが多いです。
あと電話に出ない人という印象をつけることも重要です。
折り返しの電話は場所移動する
折り返しの電話は、会議室か社外でかけ直すことにしています。
会議室ならスピーカーにしてほかの作業をしながらかけます。
携帯だと両手が自由になるので、忙しいときでも便利です。
外でかけ直すのは、外出かけていることは相手も分かるので、無駄に長電話にならないというメリットもあります。
メールは必ず返答する
メールの返答は必ずしましょう。
意外と大事なことで、メールを貯めすぎているから電話がかかってくることがあります。
メールのレスポンスが早いと相手もいちいち電話をかけることが無くなります。
会社にかかってきたら外出中にする
携帯ではなく会社の固定電話にかかってくる場合、本当に忙しいときは外出中ということにしています。
外出中ということにすると、メールが送られてくるのでメールで返答しています。
それでも後で折り返しほしいという相手には、折り返しの連絡していますが、ほとんど緊急な用件ではないです。
会社携帯は電源オフ
携帯が繋がらないと相手も諦めます。
休みの日は対応しないので、電源オフにしている方も多いと思います。
僕は午前は忙しいことが多いので、9時に出社しても11時頃までは電源オフにしています。
着信だけでメールも入っていない相手には、午後に折り返しの電話をする時間を作りまとめて電話しています。
まとめ
電話対応を減らすには、まず会社携帯を持つことです。
後は電話は出ないようにして、メールやLINEなどほかの連絡手段を使う
相手から『こいつに電話してもなかなか出ない』と思わせたら成功です。
メールの方が履歴が残るし、緊急以外は電話しなくても仕事できますよ！